Акт кадровой проверки

Акт проверки делопроизводства в организации

Акт кадровой проверки
Бесплатная юридическая консультация:

Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя.

Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).

Основные задачи проверки

Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями.

Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;

2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;

Бесплатная юридическая консультация:

3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;

4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).

Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Проверка наличия локальных нормативных актов

К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:

Бесплатная юридическая консультация:

— положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;

— инструкция по делопроизводству;

— должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.

В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:

— положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;

Бесплатная юридическая консультация:

— инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*1. _____ *1. Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).

При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.

В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*1. _____ *1 С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.

При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*1. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.. _____ *1 См. предыдущее примечание.

По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.

Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов

Бесплатная юридическая консультация:

При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:

— на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;

— наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;

— наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;

— наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;

— регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.

Бесплатная юридическая консультация:

Состояние работы по управлению документами

При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.

В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.

Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.

Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет.

Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п.

По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства — в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).

Бесплатная юридическая консультация:

Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства

На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).

Закрытое акционерное общество «Аверс»

Источник: http://www.nalvest.ru/nv-articles/detail.php?ID=33437

Акт о проверке кадрового делопроизводства

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.

При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований. Подводим итоги Результаты сверки рекомендуем отобразить в таблице (пример 3).

Таблица наглядно покажет, какие документы и локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать.

В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).

Бесплатная юридическая консультация:

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Источник: http://xoxr72.ru/akt-proverki-deloproizvodstva-v-organizacii/

Акт проверки кадровой деятельности образец кадры

Акт кадровой проверки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Акт проверки кадровой деятельности образец кадры». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты с учетом особенностей своей деятельности. Например, если компания применяет вахтовый метод, она разрабатывает локальный акт, который регламентирует порядок применения этого метода (ч. 4 ст. 297 ТК РФ). Или положение о командировках — если направляет в них работников (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Подводя итоги данной статьи, хочется спросить: а у вас кто ведет кадровый учет и когда вам последний раз предоставляли объективный отчет по ведению кадрового делопроизводства?

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

20 кадровых ошибок, которые инспекторы находят при проверках

Любую компанию рано или поздно посетит инспектор ГИТ. Даже если сотрудники не имеют привычки жаловаться на работодателя, плановые проверки никто не отменял.

Для определения состояния кадрового учета в организации рекомендуется составлять подробный план проверки, в котором отражать ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в приложении 3.

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера.

Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным.

Приятного времяпровождения!
Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации.

Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы.

Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Кадровая работа является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности любой организации, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты.

Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе организации позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования финансов.

Необходимость поставить кадровое делопроизводство не такая уж и экзотическая. Для подготовки квалифицированных кадров в учреждениях начального профессионального образования предназначены. К документам относятся акты, справки, докладные и. Планом подготовки проектов нормативных правовых актов Правительства Российской.

Состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки. Акт проверки кадрового делопроизводства образец файловый архив. На проверку соответствия ведения кадрового делопроизводства в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для. В ходе проверки деятельности.

Кадровое делопроизводство на государственном и русском языках с учетом последних изменений на 2016. Внутренние документы, утверждаемые общим собранием.

На странице представлен образец бланка документа «Акт о результатах проверки соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права в филиале организации (пример заполнения)» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF.

К кадровому делопроизводству относятся некоторые руководители не так серьезно, как этого требует наше законодательство. При том, чаще всего это происходит либо из-за большого доверия своему персоналу, либо простой нехватки времени. В качестве примера, хотелось бы показать отчет о проведенном аудите в компании N.

При первом общении с руководителем данной компании он меня убеждал, что учет велся на протяжении всего существования компании (5 лет) в полном объеме. Сначала его вел генеральный директор, потом бухгалтер.

После общения с бухгалтиером выяснилось, что не ведутся личные карточки Т2, в связи с загруженностью по бухгалтерским обязанностям.Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.

После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника.

Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.

Кроме того, каждое нарушение все равно придется устранять в месячный срок. Поэтому чем больше нарушений вы исправите до начала проверки, тем меньше штрафов вы заплатите по ее итогам.

Поставьте себе цель пройти проверку без штрафов и предписания.

При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

Область применения актов в кадровом делопроизводстве

Работа кадровой службы компании обязательно документируется. Требования к составлению и хранению документов определяются нормативно-правовыми и локальными актами.
При плановой проверке инспектор запросит у вас копии всех локальных актов.

Есть такие акты, которые обязательны для любой компании. Если вы не представите их инспектору, он вас оштрафует.

Это: положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).

В этом разделе представлены акты, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон, ответьте на уточняющие вопросы и заполните пропуски в форме.

Конечно руководитель не ожидал увидеть у себя столь плачевную ситуацию по ведению кадрового учета. И уже буквально на следующий день мы начали востанавливать пробелы и недочеты.

На сегодняшний день компания N уверена, что она соблюдает трудовое законодательство и никакая проверка трудовой инспекции ей не страшна.

Аудит кадрового делопроизводства проверяет соответствие соблюдения требования Трудового законодательства об увольнении по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством.
Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит.

Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Акты в кадровом делопроизводстве могут иметь унифицированную форму, определенную законодательством, или составляться в произвольном виде.

В разделе представлены типовые шаблоны актов с рекомендациями по их заполнению.

Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

Если вы попали в список плановых проверок ГИТ, начинайте готовиться к визиту трудового инспектора. Выясните, на каких кадровых участках есть проблемы. Чаще всего инспекторы находят недочеты в трудовых договорах и локальных актах.

Прежде всего, кадровую работу в организации осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.

), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.

Акт в кадровом делопроизводстве – это документ, составленный несколькими лицами (например, специальной комиссией) и подтверждающий определенные факты или события.

Инструкция по кадровому делопроизводству образец заполнения. Кадровое делопроизводство это система управления. Проверка делопроизводства как все сделать правильно. Обращения граждан и документы по их рассмотию акты, справки. В деле много копий, отсутствующих приказов.

Акта, Когда возникает запрос на тренинг Кадровое делопроизводство Решение кейсов Рассмотрение типовых ошибок при ведении кадрового делопроизводства. Дистанционное обучение управление персоналом и кадровое делопроизводство. Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами.

Кадровый аудит в полном объеме выборочный целевой, локальные нормативные акты Заказчика подлежат одинаково тщательной проверке с последующим. Образец акта приемапередачи кадровых дел приведен ниже по тексту.


Однако, как и в любом ином направлении деятельности организации, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения.

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров.

Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Источник: https://accurate-rp.ru/torgovoe-pravo/3685-akt-proverki-kadrovoy-deyatelnosti-obrazec-kadry.html

Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию

Акт кадровой проверки

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

https://www.youtube.com/watch?v=18Ayr7jc5Tg

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему    законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 

Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1637

Акт проверки кадровых документов – Адвокатское бюро Вершина

Акт кадровой проверки

  • положение о командировках;
  • положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации. При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.
  • Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению.Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
  • В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;

  • работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А.
ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р. Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р.
на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр – в управление персонала; 2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Внимание

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013 Члены комиссии: Климова Т.И.

Климова Леонтьева М.С.

Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве

  • Постановление Министерства труда России («Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010 №558);

При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства организации;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
  • при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять.

Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

Универсальный шаблон акта [Наименование организации] АКТ № [наименование должности руководителя организации] [Место составления документа] [Заголовок к тексту документа] Подпись Расшифровка подписи Дата Основание: [текст основания].

Комиссия в составе: Председатель: [наименование должности] [фамилия, инициалы].
Члены комиссии: [наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы].

Акт проверки кадровых документов

  • Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред.

Источник: http://kvirinal.ru/akt-proverki-kadrovyh-dokumentov/

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Акт кадровой проверки

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Акт о кадровой проверке последовательность для отдела кадров

Акт кадровой проверки

Так, в отношении государственных служащих Указом Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.

Таким образом, при проведении проверки кадровой работы организации ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в организации, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др.

Внимание II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225).

Отметим, что трудовая книжка оформляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Постановление N 69).

Данная Инструкция уточняет процесс заполнения разделов трудовой книжки, определяет порядок внесения сведений о работнике, работе, награждении работника, увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также порядок выдачи дубликата трудовой книжки.

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст.

Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения.

Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности.

Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.

При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления.

Таблица 2

Унифицированные формы документов по учету кадров,

рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Номер (код) унифицированной формы

Наименование формы

1

2

По учету кадров

Т-1

Приказ о приеме работника на работу

Т-2

Личная карточка работника

Т-3

Штатное расписание

Т-5

Приказ о переводе работника на другую работу

Т-6

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Т-7

График отпусков

Т-8

Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении)

Т-11

Приказ о поощрении работника

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Ф.

Акт проверки кадрового делопроизводства шаблон актаком

Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников. Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации.

[Место составления документа] [Заголовок к тексту документа]

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Основание: [текст основания].

Комиссия в составе:

Председатель: [наименование должности] [фамилия, инициалы].

Члены комиссии:

[наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы].

Присутствовали:

[наименование должности] [фамилия, инициалы], [наименование должности] [фамилия, инициалы]. [Текст акта]

Приложение: __________________ на ___ л.

Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала Нормативный акт Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Те же Журнал учета проверок Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т.

Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.

: — при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства; — при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.

) и его обращении в трудовую инспекцию; — при смене руководителя организации; — при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации; — при изменении системы оплаты труда; — при массовом высвобождении работников.

подпись

расшифровка подписи

07.10.2013

Источник: http://helpbyavto.ru/akt-o-kadrovoj-proverke-posledovatelnost-dlya-otdela-kadrov/

Знахарь закона
Добавить комментарий