Управляющая офисом должностные обязанности

Должностная инструкция офис-менеджера

Управляющая офисом должностные обязанности

Что входит в должностные обязанности офис-менеджера и кому подойдёт эта профессия? На порталах для поиска работы вакансии такого специалиста представлены очень широко, что характеризует должность как современную и востребованную. Рассказываем, чем занимаются офис-менеджеры, какие требования предъявляются у ним и что должно быть записано в их должностной инструкции.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями.

Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников.

Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте.

Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

  • работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
  • работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
  • приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
  • встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
  • подготовка отчётов, прайс-листов;
  • контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
  • закупка канцтоваров;
  • заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

  • умение работать с документами и организовывать документооборот;
  • владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
  • умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно.

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость.

Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

  • доброжелательность и опрятный внешний вид;
  • коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
  • грамотная письменная и устная речь;
  • внимательность, усидчивость;
  • сообразительность;
  • расторопность, многозадачность;
  • неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела.

Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель.

Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Все функции, которые должен выполнять офис-менеджер, записываются в должностной инструкции

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня.

Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания.

При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера

Заключение

обязанность офис-менеджера — обеспечение жизнедеятельности офиса компании и контроль документооборота. Этот сотрудник принимает и отправляет корреспонденцию, регистрирует внутренние акты, контролирует состояние офисной техники.

Перечень обязанностей устанавливает непосредственно работодатель, поэтому функции сотрудников в разных организациях могут существенно отличаться. Для этой вакансии, как правило, не предусматриваются высшее образование и опыт работы.

Большое значение имеют внимательность, коммуникабельность и доброжелательность.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera.html

Управляющая офисом должностные обязанности

Управляющая офисом должностные обязанности

На должность управляющего административным комплексом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 1 года или начальное профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 3 лет. 1.3. Управляющий административным комплексом должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся хозяйственного обслуживания организации; — средства механизации труда обслуживающего персонала; — правила эксплуатации помещений; — порядок организации работы парка автомобилей; — правила работы с арендаторами помещений; — правила организации переездов; — основы организации труда; — законодательство о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 2.

Внимание

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства.
И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

Должностная инструкция администратора офиса

Важно

Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  • Подбор и расстановка специалистов.
  • Планирование стратегии и тактики в работе.
  • Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией.

Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера. Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике.

Должностная инструкция офис-менеджера

Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  • Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  • Соблюдение специфических норм общения в компании.
  • Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
  • Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы.

На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий.

Утверждаю [организационно-правовая [должность, подпись, Ф. И. О. форма, наименование руководителя или иного должностного организации, предприятия] лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П. Должностная инструкция управляющего административным комплексом (административного директора) [наименование организации, предприятия и т. п.

] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения. 1. Общие положения 1.1.

Управляющий административным комплексом относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия, которому он непосредственно подчиняется в своей работе. 1.2.

Должностная инструкция управляющего предприятием

Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4.

Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2.

За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр. I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2.

Ведет делопроизводство. 4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации. 5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты.

Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. 6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. 8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. 9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.10.

Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 11.

Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).12.

Важно Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15.

Руководитель офиса продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Общества. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей. 4.

Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.4. Ответственность офис-менеджера Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях: 1.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.2.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.1.5.

На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.6.

На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.1.7.

Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2.

Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.2.9.

Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера Офис-менеджер имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2.

Источник: https://1privilege.ru/upravlyayushhaya-ofisom-dolzhnostnye-obyazannosti/

Кто такой «Управляющий офиса», и зачем он нужен? Обслуживание офиса от «А» до «Я»

Управляющая офисом должностные обязанности

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.

Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.

Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.

Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом. Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.

Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией. Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.

Обязанности в управлении обслуживанием офиса

Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:

  • Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
  • Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
  • Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
  • Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
  • Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
  • Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
  • Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
  • Организацией встреч, переговоров.
  • Координацией делопроизводства.
  • Проведением инвентаризации.
  • Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
  • Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.

Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.

Первое, и самое главное, — это гибкость

Гибкость — это свойство адаптироваться под любые возникающие задачи. У управляющего офисом таких разноплановых задач очень много, и в каждой он должен уметь быстро и компетентно разобраться, в постоянно меняющихся условиях находить правильное решение, выбирать из них оптимальное.

У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле. Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».

Второе качество — это высокая степень самоорганизации

Людям, не способным планировать свой день, нет места на этой работе. Хороший управляющий офисом не только ведет календарь задач, но и оценивает свой уровень выполнения задач, работает над совершенствованием себя и оптимизирует график.

Третья черта хорошего управляющего офисом — это его доступность: как физически, так и ментально

На эту роль подойдет приятный, общительный человек, к которому нет страха обратиться по поводу возникшей проблемы, и до которого всегда можно дозвониться либо связаться с ним иным всем известным способом. Управляющий офисом – это сотрудник, который вызывает всеобщее доверие.

Четвертое качество идеального управляющего офиса — безусловный оптимизм и жизнелюбие, доброе отношение к миру

Управляющий офисом может быть первым человеком, который встречает вас в офисе. А встречают не только «по одежке», но и по естественной, радушной улыбке, которая должна быть надета в дополнение к этой «одежке».

Только так вы заставите гостя офиса чувствовать, что вы к нему расположены и настроены на успешное сотрудничество.

Подавленный хмурый вид управляющего офисом, его безмолвие или занудство с порога, могут отпугнуть вашего потенциального клиента или партнера, который подумает, что в вашей компании не всё в порядке.

Пятое — креативность

Креативность рождает успех, это общеизвестно. Управляющий офисом время от времени должен воодушевлять сотрудников «креативить» для общей пользы, либо решать какие-то творческие задачи время от времени самостоятельно по поручению руководства или из личной инициативы.

Например, это может быть задача провести редизайн переговорной. Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.

Шестое нужное качество хорошего управляющего офисом — способность говорить «нет»

Вы не можете удовлетворить запросы всех и сразу насчет любой мелочи, которая может понадобиться. Если управляющий начинает отвечать на любой самый ничтожный запрос, он рано или поздно будет погребен под ворохом возросших задач, с которыми уже не в состоянии будет в одиночку справиться.

Каждый день к управляющему офисом будут обращаться за решением сотни вопросов. Иногда нужно дать сотруднику понять, что решение его проблемы второстепенно либо вовсе невозможно, но сделать это твёрдо и в уважительной, понятной сотруднику форме.

Седьмая необходимая черта в нашем списке — здоровая уверенность в себе, твердость

Управляющему офисом нужно взаимодействовать с руководством компании по поводу решения целого ряда задач. Поэтому он должен быть достаточно уверен в себе, чтобы обращаться к руководству, чтобы обсудить предложения, обозначить возникшие проблемы, предложить свои решения.

Восьмое — это хорошие манеры

Их отсутствие может запомниться вашему посетителю надолго. Вряд ли кому-либо захочется обращаться к управляющему офисом, если он способен нагрубить или вести себя вызывающе, бестактно или невнимательно по отношению к гостям офиса, сотрудникам или коллегам.

Хорошие манеры, впрочем, являются крайне желательным качеством для сотрудников любой уровня и любой профессиональной принадлежности. Ведь именно созданный ими фундамент взаимного уважения создает фон для роста успеха любого начинания, а отсутствие такой среды способно расстроить любой, даже самый звездный, коллектив.

Подробнее об услуге «Комплексное обслуживание зданий»

Вернуться

Источник: https://climatstar.ru/articles/kto-takoy-upravlyayushchiy-ofisa-i-zachem-on-nuzhen-obsluzhivanie-ofisa-ot-a-do-ya/

Администратор офиса: обязанности и тенденции развития профессии

Управляющая офисом должностные обязанности

Администратор офиса — управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Одна из главных тенденций современного делопроизводства — растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря.

Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины — активно участвовать в управлении бизнесом.

Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера  или секретаря руководителя:

  • наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
  • дополнительное образование в области менеджмента;
  • знание офисной оргтехники;
  • знание иностранных языков;
  • понимание специфики деятельности компании;
  • навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
  • пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации.

Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций.

На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились прогрессивные тенденции. Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

Справка

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

  1. Планирование и реализацию конкретных проектов;
  2. Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;
  3. Подготовку и проведение презентаций;

Администратор проектов — это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста.

Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего.

В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню.

Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров.

Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться  наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211101-administrator-ofisa-obyazannosti-17-m10

Должностная инструкция администратора офиса: обязанности, функции и права

Управляющая офисом должностные обязанности

В большинстве общественных заведений первые, кого вы встречаете, едва успев переступить порог, – это администратор. Данных специалистов нанимают гостиницы, салоны красоты, рестораны и, конечно, офисные учреждения. На них возлагают немало обязанностей, начиная с общения с гостями и партнерами и заканчивая обработкой документации.

Особенности

Стоит сказать, что администратор – весьма универсальная профессия, которая может включать в себя разносторонние обязанности. Преимущество для начинающих специалистов состоит в том, что она не требует каких-либо глубоких знаний в определенной сфере.

Большее внимание потенциальные работодатели уделяют личным качествам. Потенциальный кандидат на должность администратор офиса должен быть в меру общительным, уметь устанавливать контакты с разными людьми, грамотно излагать собственные мысли.

Также преимуществом станет наличие интереса к выбранной сфере деятельности и умение проявлять стрессоустойчивость. Последнее качество непременно пригодится будущему администратору. Ему придется общаться с огромным количеством посетителей, среди которых непременно будут попадаться конфликтные.

Однако даже в подобных ситуациях администратор должен уметь оставаться вежливым.

Стоит отметить, что в зависимости от политики компании в вопросе набора кадров, могут предъявляться требования к наличию высшего образования, умению работать с офисной техникой и т.д.

Рабочий график на этой должности обычно определяется режимом работы заведения, так как именно администратор открывает его по утрам и закрывает вечером. Однако при круглосуточной работе для сотрудников составляется сменный график. Как правило, офисы в подобном режиме не работают.

Стоит также обратить внимание на тот факт, что администратор и офис-менеджер – это разные профессии. Офис-менеджер фактически руководит другими сотрудниками. Администратор, в отличие от него, данную функцию не выполняет. Он всего лишь выполняет собственные функции, при необходимости взаимодействуя с другими сотрудниками офиса.

Основные обязанности

Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.

  • Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
  • Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
  • Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
  • Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
  • Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.

Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.

Количество прав, в отличие от обязанностей, значительно меньше. Итак, что позволяет администратору офиса инструкция?

  • Действовать от имени компании, представляя ее интересы во взаимодействии с другими предприятиями.
  • Осуществлять взаимодействие с другими сотрудниками в рамках возложенных полномочий.
  • Вносить на рассмотрение предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Функции администратора офиса

Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:

  • Подготовка офиса.
  • Поддержание порядка.
  • Обслуживание посетителей.
  • Телефонное обслуживание.

Фактически количество функций может быть больше. Это зависит от списка должностных обязанностей администратора офиса в конкретном учреждении.

Подготовка офиса

Выполнение возложенных функций, как правило, начинается с подготовки к новому рабочему дню. Прибывая на свое рабочее место, администратор проверяет работу оргтехники, наличие расходных и канцелярских материалов. Далее специалист должен ознакомиться со списком посетителей и создать условия для их встречи.

Поддержание порядка

Администратор не должен напрямую заниматься уборкой и другими мероприятиями для поддержания порядка в офисе. Однако в числе его обязанностей – необходимость координировать работу обслуживающего персонала. Он должен составить график уборки, а также указать ее продолжительность.

Обслуживание посетителей

Обязанности администратора состоят также в том, чтобы договариваться с посетителями о времени визита, согласовывать их с руководителем. График визитов должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало накладок и никому не приходилось тратить время на ожидание. Помимо этого администратор должен встречать посетителей. Именно он создает первое впечатление.

Телефонное обслуживание

Эта функция возлагается на администратора, чтобы освободить руководителя от переговоров и не отвлекать его от рабочего процесса.

Некоторые вопросы сотрудник может решить самостоятельно или записать посетителя на прием в соответствии с расписанием руководителя.

При выполнении данных функций сотрудник непременно должен соблюдать конфиденциальность, не разглашая посторонним доступную ему информацию.

Образец

Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.

  • Общие положения.
  • Требования к квалификации. Как правило, для потенциального администратора достаточно среднего специального образования. Наличие опыта, несомненно, станет преимуществом.
  • Обязанности. Ни одна должностная инструкция не обходится без этого пункта.
  • Права. Администратор, например, вправе вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
  • Дополнительные положения, которые могут включать пункты, не вошедшие в другие разделы.

Должностную инструкцию принято предоставлять новому сотруднику на ознакомление, факт которого он должен подтвердить собственной подписью.

Рабочее место

Инструкция по охране труда для администратора офиса предъявляет некоторые требования к условиям труда. Например, рабочее место должно быть расположено таким образом, чтобы сотруднику было удобно выполнять собственные обязанности. Как правило, оно находится рядом с кабинетом руководителя и позволяет наблюдать за другими сотрудниками.

Нужно понимать, что при выполнении обязанностей администратору, а также другим сотрудникам нередко приходится пользоваться офисной техникой. Вот почему размещать ее нужно таким образом, чтобы она была доступна для непродолжительной эксплуатации.

Одна из важных задач, которая четко не прописана в должностной инструкции администратора, – выполнять роли связующего звена между непосредственным руководителем и подчиненными.

Поэтому сотрудник должен постараться создать благоприятную обстановку и наладить контакты с другими специалистами.

Важно не только корректно передавать указания руководителя, но и уметь контролировать точность их выполнения.

По этой причине важным фактором в достижении успеха на этой должности становится умение устанавливать контакты с окружающими. Это касается и руководителей, и подчиненных. Что касается личных качеств, довольно важными из них считаются организованность и стрессоустойчивость, которые позволяют руководить другими сотрудниками и оставаться спокойным даже при общении с конфликтными посетителями.

Источник: https://FB.ru/article/460531/doljnostnaya-instruktsiya-administratora-ofisa-obyazannosti-funktsii-i-prava

Должностная инструкция администратора офиса

Управляющая офисом должностные обязанности

Скачать должностную инструкцию
администратора офиса (.doc, 82КБ)

  1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
  2. Администратор офиса должен знать:
    1. 2.1. Расположение офисных помещений.
    2. 2.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
    3. 2.3.

      Правила и методы организации работы офиса.

    4. 2.4. Сферу деятельности работников офиса.
    5. 2.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
    6. 2.6. Стандарты делопроизводства.
    7. 2.7. Принципы организации снабжения офиса.
    8. 2.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

    9. 2.9. Техническое оснащение офиса.
    10. 2.10. Правила пользования оргтехникой.
    11. 2.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
    12. 2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
    13. 2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
    14. 2.14. Основы трудового законодательства.
    15. 2.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  3. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
  4. Администратор офиса подчиняется непосредственно _________.
  5. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

    Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Администратор офиса:

  1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
  2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
  3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
  4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
  5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
  6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
  7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
  8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
  9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
  10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
  11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
  12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
  13. Ведет учет посетителей.
  14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
  15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

  1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
  2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
  3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/19.php

Знахарь закона
Добавить комментарий